Als digitales Unternehmen sind wir virtuelle Zusammenarbeit aus unserem Alltag gewohnt. Dennoch hielten sich in den Köpfen einige Paradigmen fest, die ganz und gar nicht virtuell sind: 

• „ist jemand nicht im Büro anwesend, so ist er nicht verfügbar“
• „wir planen die Meetings so, dass jeder physisch anwesend sein kann“ oder 
• „arbeitet jemand von zuhause und nicht vom Büro aus, so muss er das in seinem Slack-Status kenntlich machen“

Learning #1: Aller Anfang ist schwer

Jeder hat einen Slack-Account, aber nicht jeder ist geübt damit. Daher müssen schon allein die Voraussetzungen geschaffen sein, damit die Kommunikation im Team sitzt. Eine gute Audioqualität, funktionierende Video-Calls und Screen-Sharing-Calls sowie Smartphone-Apps sind Grundsteine unserer Zusammenarbeit in der Homeoffice-Zeit.

Hier standen viele Unternehmen vor großen Herausforderungen, daher sollten die Maßnahmen schon vor dem Ernstfall besprochen und geprüft werden. Wir haben das mit einer Pilotrunde geübt, als noch alle im Büro waren und konnten so die ersten Learnings an das gesamte Team weitergeben.

Tipp: Die Hardware muss passen, Tests der Audiogeräte, z.B.  des – oftmals nicht ausreichenden – Notebook-Mikrofons, der Software, denn Video- und Screensharing-Tools erfordern oft notwendige Computer-Rechte, die ggf. der Nutzer des Laptops nicht besitzt. 

Learning #2: Ort ist unwichtig

Sofort, nachdem wir nur noch aus der Ferne zusammengearbeitet haben, hat sich eine zentrale Erkenntnis ergeben: der Ort, von wo aus gearbeitet wird, ist völlig unwichtig. Seitdem pflegen wir unseren Slack-Status „im Homeoffice“ nicht mehr. Ist jemand in Slack online, so ist er am Arbeiten. Von wo aus er das tut, ist unwichtig.

Learning #3: Nicht gleich mit der Tür ins Haus fallen

Die Möglichkeit, in Slack Anrufe zu tätigen, verleitet das Tool wie ein Telefon zu benützen. Das ist aber keine moderne Art und Weise der Zusammenarbeit, sondern reißt den Angerufenen komplett aus seinem Fokus heraus. 

Tipp: Bei uns hat sich deswegen eine „Anruf-Netiquette“ herauskristallisiert für Kommunikation, die zwar synchron erfolgen soll, aber nicht zeitkritisch ist. 

Bevor wir jemanden anrufen, schreiben wir ihm eine kleine Message mit „Call zum Thema XYZ?” Dann weiß der Angeschriebene, worum es geht und kann...

• gleich anrufen
• schriftlich antworten, wann es ihm besser passt
• die Nachricht erstmal ignorieren, weil er gerade gar keine Zeit hat.

Learning #4: Kenne deine Grenzen

Slack Calls sind nur möglich bis max. 15 Teilnehmer. Das muss man auch erstmal herausfinden! Für größere Runden muss das Tool leider gewechselt werden. 

Learning #5: Gemeinsam und doch allein

Manchmal fühlt sich die Arbeit im Homeoffice ganz schön alleine an. Der Schwatz beim Kaffeeautomaten oder der „Flurfunk“ gehen komplett ab. Um den Team-Spirit hochzuhalten, sollten Mitarbeiter immer mal wieder geplant oder spontan sich miteinander austauschen, ob über die Arbeit oder das Privatleben ist völlig egal.

Tipp: Abhilfe schafft, wenn man sich ganz bewusst zum „Kaffee-Call“ verabredet. Ist zwar nicht ganz dasselbe, aber immerhin etwas. Ebenso wichtig ist auch, bei den Slack-Calls das Video einzuschalten: es ist viel angenehmer das Gegenüber auch zu sehen, statt nur in sein Foto im Screen zu starren, wenn man mit ihm spricht.

Learning #6: Einfach mal abschalten

Durch das verteilte Arbeiten haben sich viele Gewohnheiten verändert. Viele Mitarbeiter arbeiten anders (z.B. verteilen ihre Teilzeit-Wochenstunden anders) und sind daher gefühlt mehr online. Deshalb ist das bewusste Abschalten sehr wichtig. 

Tipp: Sich auf „Bitte nicht stören“ setzen, ist ein gutes Mittel, um unterbrechungsfrei an einem Thema zu arbeiten. Und ebenso wichtig - wenn nicht noch wichtiger: Offline-Zeiten machen, den Kopf auslüften, Pause machen!